Znaczna większość placówek medycznych prowadzi swoją działalność nie stosując podstawowych przepisów prawnych. Aktualne szkolenia BHP ma tylko 9 proc. lekarzy. Natomiast do Państwowej Inspekcji Pracy placówki medyczne wcale nie składają zeznań, choć powinny. Podobnie jest z informacjami do KOBIZE, GIODO, czy rejestrem zakłuć.
Podstawą do napisania tego artykułu były konsultacje prawne, udzielane klientom Centrum Doradczego Prawa Medycznego. Chciano uzyskać informację, czy lekarze prowadzą swoje placówki zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przeprowadzono 146 ankiet w praktykach zawodowych oraz 48 w podmiotach leczniczych. Przyniosły one zaskakujące wyniki. Ankiety dotyczyły stanu akt osobowych, sprawozdań, dokumentacji wewnętrznej placówki i dokumentacji medycznej.
Umowy z pracownikami
Pierwsza część ankiety dotyczyła posiadania: umów z pracownikami, aktualnych badań lekarskich, szkoleń BHP i oświadczeń pracowniczych. Umowy z pracownikami są obowiązkowe w przypadku zatrudniania pracowników. Wśród umów dostępnych w polskim prawie są: umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa o dzieło, umowa kontraktowa. Każda forma współpracy powinna zostać uregulowana i mieć odzwierciedlenie w podpisanej umowie pomiędzy pracodawcą a jej wykonawcą. Umowy te miało 97 proc. pytanych osób. Każda osoba pracująca w gabinecie musi mieć aktualne badania lekarskie. Są to badania terminowe. Nie ma dożywotnich badań lekarskich.
Należy zatem pilnować, aby nie doszło do przerwania ciągłości ważności orzeczeń lekarskich. Tylko 76 proc. pytanych osób posiadało w dokumentacji placówki aktualne badania. Szkolenia BHP są również okresowe. Uprawnienia BHP dla pracodawcy ważne są przez okres 5 lat. Pracownicze z kolei są ważne 6 lat dla pracowników biurowych oraz 3 lata dla pracowników medycznych. Tylko 9 proc. pytanych właścicieli przychodni miało komplet aktualnych badań BHP. Oświadczeniami pracowniczymi są dokumenty podpisywane obowiązkowo przez pracowników placówki medycznej. Są one nakazane ustawami i rozporządzeniami.
Wśród takich dokumentów należy wymienić: oświadczenie dotyczące mobbingu, oświadczenie zgodne z Ustawą o Głównym Inspektorze Ochrony Danych Osobowych, oświadczenie o posiadaniu czynnego prawa wykonywania zawodu, oświadczenie w sprawie ponoszenia odpowiedzialności za dokumentację medyczną, potwierdzenie przejścia szkolenia stanowiskowego i oświadczenia o zapoznaniu się z kartą oceny ryzyka. Brak powyższych dokumentów skutkuje nałożeniem przez Państwową Inspekcję Pracy kary w wysokości od 1.000 do 30.000 złotych. Żadna placówka medyczna nie posiadała kompletnej dokumentacji tego typu.
Obowiązkowe sprawozdania
Zapytaliśmy też o składanie obowiązkowych sprawozdań. W szczególności chodziło nam o sprawozdania: MZ-12, MZ-88, MZ-89, ZD-3, ilości produkowanych odpadów, korzystanie ze środowiska, sprawozdania do KOBIZE, OŚ-OP1, ilości baterii wykorzystywanych w placówce medycznej, o sprawozdania przekazywane do PIP oraz izb lekarskich. Sprawozdania MZ-12, MZ-88 i MZ-89 składane są przez placówki medyczne w Centralnym Systemie Informacji Ochrony Zdrowia. Termin sprawozdań jest ruchomy, podawany corocznie przez ustawodawcę w rozporządzeniu. Sprawozdanie ZD-3 wykonuje się na zlecenie Urzędu Statystycznego raz do roku, za poprzedni rok kalendarzowy. Od 9 do 54 proc. placówek wywiązywało się z tego obowiązku zależnie od rodzaju sprawozdań. Sprawozdanie dotyczące ilości odpadów złożyło do Urzędu Marszałkowskiego 95 proc. placówek. Sprawozdanie w sprawie korzystania ze środowiska, które składa się 2 razy w ciągu roku, złożyło 18 proc. placówek. To samo sprawozdanie wysyła się przez internet do KOBIZE.
Nikt z pytanych nie posiadał tego typu dokumentacji. OŚ-OP1 jest sprawozdaniem o ilości opakowań wprowadzanych do środowiska. Sprawozdania te składa się raz do roku w Urzędzie Marszałkowskim. Żadna z pytanych palcówek nie złożyła takiej dokumentacji. Również raz do roku w tym samym urzędzie trzeba złożyć sprawozdanie o ilości zużytych w praktyce baterii. Przekazywanie stosownych informacji do PIP oraz izb lekarskich obowiązuje tylko podmioty lecznicze i powinno być dokonywane raz na kwartał. Nikt tego nie uczynił. Brak stosownych sprawozdań skutkować może nałożeniem kary finansowej w wysokości od 500 zł nawet do 5.000 zł.
Dokumentacja wewnętrzna
W zakresie dokumentacji wewnętrznej sprawdzaliśmy, czy placówki medyczne posiadają: procedurę przeciwdziałania zakażeniom, procedurę postępowania z odpadami, dokumentację odpadową, kontrole wewnętrzne placówki, rejestr wypadków przy pracy, rejestr zakłuć, rejestry zgodne z ustawą o GIODO, rejestr przeglądów sprzętu medycznego i regulamin organizacyjny. Procedura przeciwdziałania zakażeniom jest indywidualnie opracowywana przez każdą placówkę medyczną. Stanowi zestaw procedur, które muszą być w niej przestrzegane, mają zapobiegać zakażeniu zarówno pacjenta jak i personelu. Procedura postępowania z odpadami jest wykazem przepisów postępowania z odpadami potencjalnie niebezpiecznymi.
Procedura opisuje segregację odpadów, ich transport, magazynowanie oraz utylizowanie. Dokumentacja odpadowa jest prowadzona na bieżąco w każdej placówce medycznej. Zawiera wynik kontroli temperatury lodówki, rejestr mycia lodówki, oraz terminarz mycia i dezynfekcji pomieszczeń placówki. Brak tych dokumentów skutkuje nałożeniem na lekarza kary w wysokości 5.000 zł. Żadna placówka nie miała tej dokumentacji. Należy zaznaczyć, że SANEPID ostatnimi czasy zaczął nakładać upomnienia, a nawet kary pieniężne za brak procedur przygotowanych przez kierownika placówki. Przyjętym zwyczajem jest kopiowanie procedur z maga zynów, czasopism czy ulotek firm sprzedających produkty dezynfekcyjne. Rozporządzenie mówi, że to na kierowniku placówki leży obowiązek indywidualnego przygotowania takiej procedury. Oczywiście można posłużyć się tablicami przygotowanymi przez czasopismo, ale taka tablica musi być koniecznie opatrzona pieczątką właściciela gabinetu, zatwierdzającą daną tablicę dla danego gabinetu. Kontrole wewnętrzne mają być wykonywane raz na 6 miesięcy.
Ma to być pełna analiza procedury przeciwdziałania zakażeniom. Kontrola ma na celu sprawdzenie, czy opracowane procedury w sposób odpowiedni chronią zarówno pacjentów jak i personel. W przypadku wystąpienia nieprawidłowości kontrole należy prowadzić raz na 3 miesiące. Za brak kontroli wewnętrznych kierownik może zapłacić 5.000 złotych. Do tej pory powinno być wykonanych 5 kontroli. Co więcej, protokoły kontroli wewnętrznej przechowuje się w placówce przez 10 lat od daty wykonania. Nigdzie w badanych placówkach nie było pełnej dokumentacji. Rejestr wypadków przy pracy oraz rejestr zakłuć dotyczy placówek zatrudniających pracowników. Zdarzenie się wypadku czy zakłucia pracodawca ma obowiązek odnotować w odpowiednim rejestrze, a następnie zgłosić do odpowiedniego urzędu. Brak takich rejestrów może narazić na karę w wysokości 1.000 – 30.000 zł. Żaden kierownik nie posiadał tej dokumentacji. Rejestr danych osobowych zgodnie z Ustawą o GIODO składa się z upoważnień wystawionych przez pracodawcę na rzecz pracownika oraz pracownika na rzecz pracodawcy.
Dodatkowo placówka medyczna ma obowiązek przygotowania odpowiednich informacji na temat zbierania i przetwarzania danych osobowych swoich pacjentów. Każdy ma prawo wiedzieć, w jakim zakresie, w jakim celu i przez kogo jego dane osobowe są przetwarzane. W wypadku braku dokumentacji można nałożyć karę w wysokości 5.000 zł. Zgodnie z Ustawą o wyrobach medycznych każdy wyrób (a zatem fotel, mikrosilnik, autoklaw, itd.) musi raz do roku przechodzić odpowiednie badania specjalistyczne odnotowywane w paszportach technicznych sprzętu. Dokumentacja taka jest przechowywana przez kierownika placówki i przekazywana do wglądu w przypadku kontroli. Ustawodawca przewidział 5.000 zł kary za brak odpowiedniej dokumentacji. Na temat regulaminu organizacyjnego był już obszerny artykuł.
Osoby nie znające tematu odsyłam do numeru 3/2012 Nowego Gabinetu Ginekologicznego. Znajduje się tam pełen opis zasad, które musi zawierać ten regulamin. Jego brak skutkuje najpoważniejszą karą, zgodnie z Ustawą o działalności leczniczej może grozić nawet zamknięciem praktyki zawodowej z możliwością jej ponownego otwarcia nie wcześniej niż po 3 latach.
Dokumentacja medyczna
Ostatnia część ankiety dotyczyła powstającej w placówce dokumentacji medycznej. Pytaliśmy o: kartę badania, leczenia, skierowania na badania, zgodę na leczenie, księgę skarg i wniosków, upoważnienia pacjentów. Obowiązek posiadania odpowiedniej dokumentacji medycznej jest podyktowany wymogami ustawowymi, ale zarazem zapewnia ograniczenie odpowiedzialności lekarza. Warunki, jakie musi spełnić dokumentacja, są opisane w rozporządzeniu z 2010 roku. Każdy lekarz wykonujący czynnie swój zawód musi posiadać odpowiednią dokumentację medyczną, przechowywać i udostępniać ją w odpowiedni sposób.
W przypadku braku dokumentacji medycznej lekarz naraża się na odpowiedzialność karną, cywilną oraz zawodową. Dlatego przestrzeganie tych zasad jest ważne dla każdego lekarza. Żaden z pytanych lekarzy nie posiadał tego typu dokumentacji. Nie budzi wątpliwości, że głównym i jedynym zadaniem lekarza powinno być udzielanie świadczeń zdrowotnych. Niestety wydaje się, że ustawodawca nie zawsze dostrzega, jaki jest główny cel wykonywania zawodu lekarza.
Może się zdarzyć, że wobec licznych wymagań dotyczących sprawozdań, dokumentacji czy rejestrów lekarz przestanie mieć czas na przyjmowanie pacjentów. W najbliższych numerach Nowego Gabinetu Ginekologicznego sukcesywnie będziemy opisywać wszystkie potrzebne i wymagane przez różne organizację dokumenty, tak aby uzupełnić wszystkie braki.
Maciej Gibiński
