Czy z księgową należy zawierać umowę powierzenia przetwarzania danych?

 

Odpowiedź:
Biura rachunkowe nie zawsze zdają sobie sprawy z konieczności ochrony danych osobowych, pozyskanych od swoich klientów. Punktem wyjścia jest przyjęcie, iż osoba zajmująca się obsługą księgową będzie przetwarzać dane osobowe (np. dane zawarte w dokumentach księgowych) na zlecenie usługobiorcy.
Ustawodawca przewidział szereg obostrzeń, związanych z powierzeniem przez administratora danych osobowych (pracodawcę) przetwarzania danych innemu podmiotowi. Zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (dalej jako „u.o.d.o.”) administrator danych może powierzyć innemu podmiotowi, w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie danych. Przepis ten oznacza, że pracodawca oraz biuro księgowe, obok umowy określającej zasady współpracy w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, zobowiązani są zawrzeć odrębną umowę, której przedmiotem jest powierzenie przetwarzania danych osobowych. Dopuszczalne jest również inkorporowanie (dołączenie) do treści umowy podstawowej (o obsługę księgową) zapisów dotyczących powierzenia i zasad przetwarzania przez biuro księgowe danych osobowych, bądź ewentualne uzupełnienie podpisanej już umowy o stosowne zapisy poprzez zawarcie aneksu. Umowa, której zawarcie reguluje art. 31 u.o.d.o. musi przede wszystkim wskazywać zakres i cel przetwarzania danych osobowych. Należy bowiem podkreślić, że podmiot, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych, może je przetwarzać wyłącznie w zakresie i w celu przewidzianym w umowie. W przypadku obsługi księgowej zakresem przetwarzania objęte będą dane osobowe pracowników, zaś celem będzie realizacja usług księgowych.